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学生会档案管理制度
发布时间:2012-05-29 点击:666

一、日常档案工作办法

    1.学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料,是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。
    2.学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理,办公室监督管理,每一学期各部门将进行一次档案清理,将有关资料归档备案。
    3.学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。
    4.各部门策划筹备的各项活动的所有资料,必须一式两份交办公室处存档,以备查找。
    5.档案形式要求:对于各部文档案,应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带、CD、VCD等介质,向办公室索取档案带,待总结完后一并上缴。
    6.档案上缴日期:在该项活动结束后一周内。
    7.档案上交时由办公室签收。

二、档案内容要求

(一)人事档案: 包括个人履历简介、年度工作鉴定,以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。
    1.个人履历简介是校学生会成员的基础档案,由有关个人及部门填写。
     2.年度工作鉴定是对学生会成员每年工作的评定,一式三份,作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。
     3.工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定,应移交学校有关部门,存入该学生档案。
(二)工作档案 :包括校学生会工作目录,各部门工作档案,上级及外单位来文以及其它有关档案,由办公室整理保管。
    1.学生会工作目录是学生会的大事记,按日期顺序记录,并标上详细内容所在有关档案的页码。
    2.各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载,由各部门部长定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。
(三)财务档案:包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等,由主席团负责,定期检查,详见财务制度。
(四)活动档案
    1.活动档案内容包括活动企划书;活动筹备情况;活动及进程结果;活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。
    2. 活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

(一)    查阅要求
    1.各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件,但不得将有关文件作非工作之用。
    2.各部门借阅文件后,应保持文件的完整、清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应该及时归还,若有遗失应做出书面检讨并及时补救,主席团会做出相应的警告、批评。
    3.查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称及档案号。
    4.认真填写索档单,并由部长以上签名。
    5.各部在指定时间办理查档手续,并同时告知办公室归还日期。
    6.档案阅毕后请及时归还,过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。
(二)    借阅手续
    1.借阅档案必须有证明,由主席团授权后方可借阅,没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记,登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
    2.借阅档案应办理登记手续(包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人),做到责任落实到个人。
    3.借阅时间不得超过一周(主席团同意除外),延期归还由办公室给予口头警告、批评。
    4.复制文件必须征得主席团的同意。
    5.外单位借阅校学生会工作档案的,需向团委提出书面申请,并经主席签字同意后方可,办公室的对外借档案应做好外借登记(包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员),外借期限为一周。
    6.外借档案不得为档案原件。



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